Zeitmanagement
Zeit sparen mit Zeitmanagement

Zeitmanagement: Zeitplanung zum Zeit sparen

Mit steigender Komplexität der Aufgaben und gleichzeitiger Abflachung der Hierarchieebenen kommt es bei der Zielsetzung und bei der Zielerreichung immer mehr auf das Selbstmanagement des/der einzelnen an. 

Mit ihrem/seinem Verhalten beeinflusst sie/er zwangsläufig auch das Verhalten anderer - ob sie/er sich dessen bewusst ist oder nicht! Das Argument "keine Zeit" wird oft verwandt. Bei näherer Betrachtung zeigt sich aber in aller Regel, dass sich der/die Betreffende nur keine Zeitnehmen will (!). Neben dieser subjektiven Komponente trifft man jedoch auch auf die 
vermeintlich "objektive". Warum es (auch) (scheinbar) an Zeit fehlen kann, sollen die folgendenPunkte verdeutlichen. Es schadet deshalb nicht, wenn man sich einiger Fehler bewusst wird, um sie zu vermeiden und einiger Tugenden, um sie zu pflegen.



10 Zeitsünden

Jede/r stiehlt sich selbst - und oft auch anderen! -Zeit, weil sie/er

* ihren/seinen Tagesablauf dadurch bestimmen lässt, was ihr/ihm gerade so auf den Tisch kommt, 

* sich am liebsten mit dem beschäftigt, was sie/er gern tut (auch wenn es ein/e andere/r genauso gut könnte), 

* viel Zeit mit Routinevorgängen verbringt, weil sie/er sich dabei nicht anstrengen muss, 

* sich immer wieder mit Vergangenem beschäftigt - weil " Nachkarten" bekanntlich viel "bringt", 

* sich immer wieder ärgerliche Situationen vorstellt und voraussieht - und sich dann genau darüber wundert, 

* immer wieder über Unabänderliches zeitaufwendig Klage führt, 

* gedanklich oft bei Belanglosigkeiten hängen bleibt - weil sie/er endlich das Gefühl hat, etwas zu verstehen, 

* nichts sagende Bücher Artikel in Zeitschriften, Zeitungen o. ä. liest - aber nichts, was ihrer/seiner fachlichen oder menschlichen Weiterentwicklung dienen könnte, 

* überflüssige - weil ziellose - Gespräche führt, 

* Themen, Schriftverkehr ausweitet, um keine Entscheidungen treffen zu müssen. 


10 Zeittugenden

Jede/r reduziert sofort das Zeit-Problem, wenn sie/erfolgende Vorschläge beherzigt:

* Schwierige Vorgänge sofort erledigen - mit Sicherheit (er-)wartet jemand, dass Sie Ihren Job machen. 

* Unangenehme Dinge sofort erledigen - sonst haben Sie tagelange Denkblockade. 

* Nichts tun, was ein andere/r genauso gut oder besser kann - sofern delegieren möglich ist. 

* Sich nicht einmischen, wenn dies nicht ausdrücklich gewünscht oder erforderlich ist. 

* Sicherstellen, dass nicht zwei ohne Wissen voneinander an einem Vorgang arbeiten. 

* Sich beschränken können, weil man nicht alles wissen kann - und auch nicht muss! (Das fällt vielen deshalb schwer,  weil sie keine Vorstellung von ihrem "Revier" haben!). 

* Das erledigen, was niemand besser kann, sofern damit nicht gegen Zuständigkeiten verstoßen wird. 

* Sich für ein Gespräch Zeit nehmen - aber nicht, wenn nur das Jammern gepflegt werden soll. 

* Sich Zeit zum Nachdenken nehmen, was und wie etwas besser gemacht werden kann. 

* Sich mit ihren/seinen Gedanken im "Hier und Jetzt" bewegen. 



Selbstmanagement und Führungskompetenz

Vorab: Es geht hier nicht darum, sich selbst "schönzureden", sondern zu prüfen, ob man bei sich selbst noch Entwicklungsmöglichkeiten sieht!

* Was haben Sie bisher selbst getan, um sich in Sachen "Führung" weiterzubilden? 
(Seminare, Lektüre, Gespräche, Fernsehen, ...) 

* Worin sehen Sie Ihre Hauptaufgabe als Führungskraft? 

* Was haben Sie bisher getan bzw. tun Sie, um Ihre Mitarbeiter fachlich und menschlich weiterzuentwickeln? 

* Wie ist Ihr gedankliches Grundmuster (Einstellung zu MA, zur Arbeit) - und in welchen Worten, Formulierungen und Redensarten zeigen Sie dies? 

* Wie viel Freiraum lassen Sie Ihren Mitarbeitern? 

* Was glauben Sie was passiert, wenn Ihre eigene Aufmerksamkeit, Ihre eigene Einsatzbereitschaft nachlässt? 

* Wann haben Sie sich das letzte Mal
- mit Ihrem Vorgesetzten
- mit einem Mitarbeiter
ernsthaft unterhalten? 

* Wer ist Ihr Freund und wer Ihr "Lehrer"? 

* Mit wem verbindet sich Ihr "Wir-Gefühl"? 

* Welchen Beitrag könnten Sie liefern, damit es (noch) besser wird? 



"Arbeitshypothesen" für Führungskräfte

Ich verwende bewusst nicht das Wort "Ratschläge" -weil auch die letztlich 
"Schläge" sind!

Begriffsklärung

Der Begriff Führungskraft wird im kommunikativen Bereich in einem viel zu engen und zudem fachspezifischen Zusammenhang verwendet. Die meisten Menschen sind der Auffassung, dass sie mit ihrem Denken ausschließlich ihr Tun und ihr Verhalten steuern. Sie wissen nicht, dass sie mit ihrem Denken vor allem ihr eigenes Denken steuern und damit sich selbst führen. Nicht nur Führungskräfte im üblichen Sprachgebrauch führen deshalb andere Menschen, sondern jeder Mensch führt mindestens und vor allem einen Menschen: Sich selbst!

Nur wer sich seiner eigenen Führungsrolle und damit seinerVerantwortung für das eigene Ich bewusst ist, kann sein Leben und seinen Lebensinhalt gestalten. Das Leben fällt nicht senkrecht wie ein Stein einzig der Schwerkraft folgend senkrecht in gerader Richtung vom Himmel - es ist und bleibt in jederMinute steuerbar. Steuern und Führen ist nur selten eine Frage des Könnens - es ist vor allem eine Frage des Bewusstseins und eine Frage des Wollens. Führen setzt das Wissen und die aktive Annahme der Aufgabe voraus.Nur wer die Verantwortung annimmt, kann auch (sich) führen!


These

Das "Vor-Denken" und die Bedeutung der eigenen Einstellung wird als Effektivitätsfaktor der Führung weitgehend nicht gesehen bzw. unterschätzt.

* Orientieren Sie sich an Fakten! Ergänzen Sie fehlende Fakten nicht durch Phantasie-Szenarien! Die meisten Menschen neigen dazu, ihre Phantasien negativ auszumalen. Sie machen es sich sonst damit unnötig schwer. 

* Es gibt keine "objektive" Wirklichkeit, sondern nur unsere Vorstellung von der Wirklichkeit. Jeder sieht die Welt durch eine andere Brille. Die wichtigste Erkenntnis ist, dass wir unsere Brillen wechseln und damit uns selbst fördern können. 

* Es gibt keine "Feinde", sondern nur " Lehrer". Der Lehrer ist eine Person, der unsere eigenen negativen Eigenschaften auf uns zurückspiegelt oder uns hilft, uns weiterzuentwickeln. Der Frust, den wir oft im Umgang mit ihm empfinden, 
stellt eine ständige Aufforderung zum "Lernen" dar. Je schneller wir das begreifen, desto schneller wird der Kopf wieder für wichtige Dinge frei.

Die Möglichkeit des Lernens ist eine äußerst wirkungsvolle Motivation. Erfolge hat man nur, wenn man etwas anwendet, umsetzt, einbringt, mitteilt usw. Das aufmerksame Begleiten von Versuch und Irrtum macht doch erst alles spannend. 

* Es gibt keine "Probleme", sondern nur Fragestellungen und Chancen - z. T. sehr komplexe Fragestellungen, unheimlich interessante Aufgaben, Wahlmöglichkeiten, Experimente. Äußerst leichtfertig wird schon bei den kleinsten Banalitäten von einem "Problem" gesprochen. Achte auf deine Worte, sie sind der Anfang deiner Taten, lautet ein bekanntes Sprichwort. 
Mit der "Problem-Etikettierung" setzen wir die erste Ursache, dass es tatsächlich ein "Problem" wird. Problem ist etwas überhaupt nicht oder nur äußerst schwierig zu Lösendes. Sehen Sie sich jetzt noch einmal Ihre "Probleme" an ... 

* Es gibt keinen Mangel an "Zeit" - geschweige denn ein Zeit-Problem". Zum einen hat dieser Aspekt eine subjektive Komponente: Wer sagt, er habe keine Zeit, der will oft einfach nur nicht! Das reicht von der Notlüge bis zu inneren Sperren, denen sich der Angesprochene selbst gar nicht bewusst ist. Auch die "objektive" Komponente ist oft nur schlicht eigenes Missmanagement. Welche gravierenden Zeitsünden begangen werden, habe ich an anderer Stelle beispielhaft aufgeführt. Es gibt auch Zeittugenden, mit denen man wieder "Boden gut machen" kann. 

* Es gibt keinen "Zufall". Zufall ist nur die Wirkung/das Ergebnis einer Ursache, die wir nicht kennen. (!) Uns fehlt einfach die Einsicht in das dahinter stehende Gesetz. Für die ersten Menschen folgte der Donner zufällig auf den Blitz.Wenn Sie das Wort hören oder selbst denken, sollten Sie sich dagegen sofort einmal fragen, was aus dem "Zufall" zu folgern wäre, wenn Ihnen jemand gesagt hätte, dass irgendeine höhere Instanz dies mit "Absicht" veranlasst hätte, um Ihnen die Chance zu geben über etwas nachzudenken!? Mit einiger Übung werden Sie zu verblüffenden Erkenntnissen gelangen! 

* Wie ist Ihre Erwartungshaltung z. B. vor einem Gespräch, vor einer Besprechung? Setzen Sie sich einmal bewusst mit der Hypothese der "sich selbst erfüllenden Prophezeiung" auseinander. Wenn sie nämlich "gilt", dann gilt sie zu Ihrem Nutzen (wenn Sie sich selbst gut eingestimmt haben) oder zu Ihrem Schaden/Ihrem Frust (wenn Sie selbst negativ gestimmt sind). Die Entscheidung liegt in jeder Situation bei dem einzelnen. Dies gilt übrigens auch dort, wo zwei oder mehr Personen beteiligt sind. 

* Hören Sie auf, auf Kosten eines anderen etwas erreichen zu wollen. Sie erhöhen sich nicht, in dem Sie einen anderen erniedrigen oder zum Verlierer stempeln. Ihre Aufgabe ist, sich selbst zu entwickeln. Andere können Ihnen immer helfen. 

* Frust weiterzutragen erleichtert entgegen der landläufigen Meinung nicht, sondern zementiert nur die negativen Erlebnisse. Im ersten Moment mag das Äußern des Frustes hilfreich sein. Das Seltsame ist nur, dass der Frust nicht gegenüber demjenigen geäußert wird, der dafür "zuständig" ist, sondern bevorzugt einem anderen gegenüber, der mit dem Ganzen absolut nichts zu tun hat und der demzufolge als "Problem-/Frust-Löser" (auf der Sachebene um die es ja angeblich geht) von vornherein ausscheidet! Fragen Sie sich lieber was Sie gerade wieder Interessantes gelernt haben! 

* Wenn Sie ein geistiges "Minikonzept" Ihres Lebens entworfen haben, wirft Sie alles aus der Bahn. Wenn Sie gelernt haben, in größeren Dimensionen zu denken, regen Sie sich über derartige Kleinigkeiten bestimmt nicht mehr auf. 

* Hören Sie auch auf, alles auf sich zu beziehen. Gelassenheit bedeutet nicht Dummheit und auch nicht Desinteresse. 

* Überlegen Sie sorgfältig, wo und wann Sie "Lob" einsetzen und verzichten Sie, "Vorbild" sein zu wollen. Daran ist nur richtig, dass derjenige, der sich selbst nicht führen kann, auch andere nicht führen kann. Ansonsten existiert in dieser Frage viel Mythos.Das Vorbild ist nämlich leider nur in seiner negativen Ausprägung vorbildlich:  Ein Chef, der selbst faul ist, wird es erreichen, dass auch seine Mitarbeiter faul werden. Ein Chef der sehr fleißig ist, wird es dagegen nicht schaffen, 
in gleicher Weise das Arbeitsverhalten seiner Mitarbeiter allein durch eigenes Fleißigsein zu beeinflussen. Dass das eigene engagierte Arbeiten nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für den Betreffenden immer sinnvoll ist, stelle ich damit 
gerade nicht in Abrede - nur dass das mit dem "Vorbild" so funktioniert! Vorbild kann keiner sein, weil jeder Mensch einzigartig ist und nicht auf ein Original zurechtgestutzt werden kann. Diese Phantom-Ansprüche an sich und andere sollten Sie als Motivationsbeiträge aus Ihrem Kopf streichen! Dass an der Sache etwas "faul" ist, zeigt schon die Tatsache, dass sich aus einem good-will-Gerede ("Haben Sie heute schon gelobt?") nirgends Konsequenzen aus dieser "Einsicht" zeigen. Lob als solches nimmt trotz zig Seminaren einfach nicht zu. Über den Grund sind sich wohl nur wenige im klaren: Lob ist nämlich anmaßend  (Loben Sie mal einen Vorgesetzten, dann werden Sie es merken!), weil es in der Regel eben in Verbindung mit einem "oben und einem unten" steht. Das betrifft dann das Selbstwertgefühl auf beiden Seiten. Viele sagen auch demonstrativ, dass sie nicht gelobt  werden wollen. Dahinter steckt dann (auch) nicht immer, dass sie ganz besonders gelobt werden wollen. Ehrliches Interesse an der Person und der Sache motiviert viel mehr 
(bzw. sogar ausschließlich) als das noch so ehrliche Lob.

* Wenn schon Lob, dann machen Sie deutlich, was Sie (!) aus dem Vorgang - dankenswerterweise - für einen Nutzen ziehen konnten. Jemand einen Gefallen getan zu haben, erfreut den Gelobten. Schenken macht dem Schenker mehr Freude als eine Forderung zu befriedigen! Je deutlicher wird, dass er als eigenständige Person gelobt wird, umso besser (bzw. überhaupt) kommt das Lob an. Wenn dagegen eine durchgängige "Sklavenhaltermentalität" vorherrscht, wird sich der Sklave über ein Lob nicht recht freuen. Er wird nur erleichtert feststellen, dass er wohl heute keine Peitsche zu spüren bekommen wird. Das ist auf der emotionalen Ebene aber etwas ganz anderes.

* Noch eine gern übersehene Gefahr: Nicht jedes Lob ist annehmbar, z. B. dann nicht, wenn der Mitarbeiter weiß, dass der Chef nur wenig oder überhaupt nichts versteht und beurteilen kann!!Richtig angebrachtes Lob auf der gleichen menschlichen Ebene steigert aber zweifellos die (Selbst-)Motivation! 

* Im Leben kommt es nicht auf das "Besser-Wissen" an, sondern auf das "Besser-Tun". Wenn ich etwas weiß, habe ich die Chance etwas besser zu tun. Wenn mein Wissen nur aus Besserwisserei besteht, werde ich nie das Richtige tun (können).

Auszug aus den Insiderquellen

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